Com autorização do Media Development Investment Fund (MDIF), traduzi o guia que a organização publicou para orientar empresas de jornalismo a lidarem com a crise provocada pela pandemia do novo coronavírus. Os links no texto são os mesmos da publicação original. O artigo em inglês pode ser lido aqui.

Como minimizar o impacto da crise provocada pela COVID-19 no seu meio de comunicação

A ameaça imposta aos meios de comunicação em escala global pelo coronavírus é existencial. Desde os riscos à saúde enfrentados pelos jornalistas na cobertura diária, passando pela redução drástica da indústria de eventos, até a decisão de algumas marcas de não colocar anúncios em reportagens relacionadas ao vírus.

Em momentos como este, é compreensível que gerentes de meios de comunicação, editores e proprietários se sintam impotentes diante da destruição dos alicerces econômicos de seus veículos.

Mas, se não é possível fazer com que as marcas anunciem onde eles não querem nem substituir todos os eventos presenciais por um webinar, há medidas que executivos de mídia podem adotar para limitar as perdas que estão ocorrendo e orientar as decisões a serem tomadas.

As recomendações a seguir foram redigidas pelo MDIF e complementadas a partir da experiência direta de clientes nossos que estão lidando com a crise de COVID-19. Elas foram criadas para veículos independentes que operam em uma gama de países onde o acesso a notícias independentes e gratuitas e informação em geral está sob ameaça – lugares como Guatelama, África do Sul e Indonésia – mas se aplicam igualmente à maioria dos meios de comunicação em várias partes do mundo.

“Isto é uma maratona, não uma corrida curta”, Marcin Gadziński, diretor-geral, gazeta.pl, Polônia

Corte custos, faça reserva de caixa

• Crie e administre sua reserva de caixa para atravessar a crise. Ela vai deslocar seu modelo de negócios e suas projeções financeiras;
• Programe e conduza reuniões frequentes com os principais membros da sua equipe administrativa para garantir um rigoroso gerenciamento do fluxo de caixa;
• Forneça uma disciplina estratégica e clara para que todos saibam quais são as expectativas e que tipo de apoio haverá para a realização do trabalho;
• Faça novas projeções do seu negócio com vários cenários negativos. Reduza suas projeções de receita (intervalos de 10% a 50% de redução) e amplie o impacto sobre o cerne do seu negócio (intervalos de três a 18 meses). Um cenário pessimista agressivo é de 50% de redução da receita por um período de um ano e meio; no entanto, potencialmente este pode ainda não ser o pior cenário;
• Acelere receitas por meio de pacotes, incentivos, descontos e/ou pré-pagamentos;
• Gerencie as contas a receber, arrecade o máximo de recursos possíveis dos seus melhores clientes por meio de políticas rigorosas de arrecadação e/ou incentivos e descontos;
• Execute estratégias de redução de custo que permitam ao seu negócio manter a produtividade correspondente à demanda do seu produto, audiência e clientes. Reduzir custos operacionais para preservar caixa é crítico para a sobrevivência do seu negócio;
• A introdução do trabalho remoto pode proporcionar estratégias de contenção de custos em termos de ocupação de escritório neste momento e também no futuro;
• Até onde for possível, negocie custos com fornecedores (suprimentos, matéria-prima, mão de obra, etc) e compre materiais antecipadamente com desconto, sempre que possível;
• Adie todas as contratações e, quando possível, reduza pessoal (esta pode ser uma oportunidade para parte da equipe trabalhar em meio período para poder cuidar das crianças em casa). Considere cortes salariais temporários como uma alternativa a demissões neste período difícil;
• Desenhe e implemente um fluxo de trabalho de crise para ser usado internamente pela sua equipe e outro de cobertura para a audiência. Considere e procure por oportunidades que irão permitir que sua empresa supra as necessidades da audiência;
• Mantenha registros financeiros e contábeis precisos e atualizados para que você tenha uma visão exata da situação quando precisar tomar decisões difíceis rapidamente.

Seja transparente

• Seja transparente o máximo possível com sua equipe e com sua audiência;
• Considere pedir suporte à sua audiência e solicitar doações voluntárias, mesmo sabendo que há outras causas mais importantes. Isso pode proporcionar uma oportunidade de curto prazo, mas é importante usar essa estratégia no momento certo;
• Equipes responsáveis pelo atendimento e relações com a audiência devem se envolver, envolver e envolver para evidenciar o valor do conteúdo e da informação que você fornece. Entretanto, tenha em mente que um eventual crescimento provavelmente cessará à medida em que os consumidores sentirem a necessidade de apertar o orçamento;
• Explicar para os seus membros ou assinantes a redução de custos que está sendo feita para enfrentar a tempestade é um ponto crítico para que eles continuem te apoiando;
• Explique porque você decidiu manter o conteúdo gratuito ao invés de usar um paywall, se for o caso.

“Uma crise vai amplificar os problemas já existentes em sua empresa”, Giovanni Zagni, diretor, Pagella Politica, Itália

Conteúdo segue sendo rei

• Saiba o seu propósito;
• Este é um momento para focar e crescer sua audiência principal, quando ela está mais precisando de informação confiável. Fornecer notícias e serviços para a sua comunidade é um trabalho duro; requer disciplina e foco extraordinários diariamente, mas é um ponto crítico neste momento;
• Priorize dar o contexto ao invés de dar o furo;
• Considere introduzir uma política editorial rigorosa e seja ainda mais cuidadoso com o uso de palavras para não criar mais pânico nem medo;
• Antecipe-se àquilo que sua audiência precisa e quer saber sobre a pandemia à medida que a vida diária se adapta à quarentena em massa;
• Seja criativo: experimente usar vídeos explicativos, dados e infográficos, Instagram, atualizações ao vivo ou participações da audiência como enquetes e sessões ao vivo de perguntas e respostas no Facebook;
• Prepare-se para uma presença online muito mais massiva da sua audiência. O seu sistema e servidores estão preparados? Fortaleça o seu departamento de TI e seu fluxo de trabalho;
• Com muitos meios de comunicação relatando aumento de 50% no tráfego de seus sites, este é o momento para considerar a retenção, processamento e análise de dados e compreender quais áreas do seu conteúdo vão gerar um CPM mais alto, caso você faça parte de um programa de publicidade programática;
• Tanto eficiência interna quanto produção de conteúdo e cuidado crítico com SEO e engajamento vão ajudar a limitar as perdas;
• Considere e avalie parcerias que podem fortalecer e assegurar os seus ativos-chave – este é o momento perfeito para se tornar parceiro de alguns de seus melhores clientes;
• Se houver disponibilidade, faça uso do orçamento de comunicação de governos, ONGs e entidades de responsabilidade social para combate à desinformação – isso pode ajudar a tapar o buraco criado pela queda de receita publicitária;
• Tente criar projetos colaborativos com outros veículos de comunicação para melhorar a cobertura;
• Newsletters são uma parte importante para engajamento da audiência e comunicação. Considere uma newsletter “provisória” que equilibre a cobertura sobre a COVID com a necessidade de notícias mais positivas.

Sua equipe não é imune

• Planeje com antecedência os impactos que a pandemia terá na sua equipe;
• Coloque imediatamente todos os trabalhadores que fazem parte do grupo de risco (maiores de 50 anos, imunodeficientes, portadores de condições pré-existentes) para trabalhar em casa. Os membros da equipe administrativa e os jornalistas mais experientes podem ser os que estarão sob maior risco;
• Você vai perder parte da equipe para a quarentena ou para situações piores, então você precisa preparar os seus funcionários. Treine jornalistas e outros funcionários para lidar com funções técnicas essenciais da melhor maneira possível. Realoque jornalistas de editorias com menor volume de trabalho;
• Considere alternar funcionários entre o trabalho na redação e remoto. Se uma pessoa que está na redação é diagnosticada com a COVID-19, todas as outras pessoas do local podem ter que fazer quarentena, então tenha uma equipe em casa pronta para assumir o trabalho presencial após o ambiente de trabalho ser desinfectado;
• Comunicação interna constante é essencial. Reuniões são vitais para o fluxo de trabalho, do mesmo jeito que também o são conversas “livres de vírus” para assegurar o bem-estar da equipe;
• Converse com frequência com seus funcionários e ajude-os a encontrar um tempo para se desconectar. Isto é uma maratona, não uma corrida curta. Isso se aplica à alta administração e aos proprietários também; líderes também precisam de descanso para ter um melhor desempenho;
• Se possível, forneça uma assessoria de saúde à sua equipe, incluindo conversas com especialistas.

Se eu tivesse que escolher um item dessa lista a partir da nossa experiência de apoio a meios de comunicação durante a última crise financeira, a questão mais crítica agora é focar na arrecadação de fundos para criar um colchão de segurança o mais forte possível e começar a trabalhar em um plano de contração à medida em que fluxos de receita como publicidade estão em queda e outros, como eventos, estão em completa estagnação.

Apenas seguir estas recomendações pode não fazer diferença na sobrevivência do seu negócio. Mas pode ser que faça.

Harlan Mandel, CEO, Media Development Investment Fund